Vedtægter

§1. Navn og hjemsted

1.1.

Selskabets navn er Dansk Selskab for Medicinsk Fysik. På engelsk: Danish Society for Medical Physics. Officiel forkortelse: DSMF

1.2.

Selskabets hjemsted er den fungerende formands arbejdsadresse.

§2. Formål

Selskabets formål er:

2.1.

at befordre teoretiske og praktiske fremskridt på det medicinsk fysiske område.

2.2.

at varetage medlemmernes fælles interesser indenfor forskning og uddannelse, herunder at planlægge og administrere specialuddannelsen til hospitalsfysiker i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens retningslinier.

2.3

at bidrage til styrkelse af medlemmernes faglige netværk.

2.4

at samarbejde med andre organisationer på områder, der har betydning for det medicinsk fysiske område.

2.5

Selskabet er tilsluttet International Organisation of Medical Physics (IOMP), European Federation of Organisations for Medical Physics (EFOMP) og Nordic Association for Clinical Physics (NACP) og kan etablere kontakt til andre relevante internationale selskaber. På selskabets hjemmeside fremgår det, hvilke selskaber, der aktuelt er kontakt til.

§3. Medlemsskab

3.1.

Som ordinært medlem kan optages enhver, som har a) en længerevarende teknisk/naturvidenskabelig uddannelse og b) igangværende/fuldført uddannelse til hospitalsfysiker eller arbejde/erfaring indenfor medicinsk fysik på tilsvarende fagligt niveau.

3.2.

Som ekstraordinært medlem kan optages enhver, der ved sin virksomhed fremmer selskabets formål. Ekstraordinære medlemmer har ikke stemmeret, og er ikke valgbare til bestyrelse og udvalg.

  3.4.

Anmodning om optagelse som medlem fremsendes til selskabets sekretær, som almindeligvis imødekommer anmodningen. Ved tvivl om ansøgers faglige baggrund, foretager bestyrelsen en vurdering. Liste over årets nytilkomne medlemmer fremgår af hjemmesiden og udsendes med bestyrelsens beretning ved den næstfølgende generalforsamling jfr. §6.2.

3.5.

Æresmedlemmer kan efter bestyrelsens forslag udnævnes/optages i selskabet, når på en given generalforsamling 2/3 af de afgivne stemmer er for optagelsen. Æresmedlemmer har rettigheder som ordinære medlemmer.

  3.6.

Udmeldelse kan kun ske til et årsskifte efter skriftlig anmodning til kassereren.

  3.7.

Ved kontingentrestance ud over 1 år fortabes medlemsskabet. Genindmeldelse kan kun finde sted efter udligning af restancen.

3.8.

Til eksklusion af et medlem kræves mindst 2/3 af de afgivne stemmer ved en hemmelig afstemning blandt alle ordinære medlemmer.

§4. Økonomi

4.1.

Selskabets regnskabsår følger kalenderåret.

4.2.

Medlemmerne skal betale et årligt kontingent, der fastsættes  på generalforsamlingen og opkræves i regnskabsåret. Kontingentet for ekstraordinære medlemmer skal være lavere end for ordinære medlemmer. Æresmedlemmer og pensionerede medlemmer er kontingentfrie.

4.3.

Selskabets regnskaber revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer eller, i tilfælde af forfald, af den valgte revisorsuppleant. Selskabets regnskaber underskrives af kassereren samt revisor og offentliggøres senest to måneder efter regnskabsårets afslutning. Regnskaberne fremlægges til godkendelse på den førstkommende generalforsamling.

4.4.

Selskabet hæfter kun med den til enhver tid værende formue.

§5. Bestyrelsen

5.1.

Bestyrelsen består af 1 formand samt mindst 4 og højst 6 andre medlemmer. Ved stemmelighed i bestyrelsen er formandens stemme udslagsgivende.

5.2.

Bestyrelse og formand vælges på en ordinær generalforsamling for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted for yderligere 2 perioder. Et medlem, der har siddet i bestyrelsen i 6 år, kan kun nyvælges til bestyrelsen, når der er gået mindst 2 år siden sidste funktionsperiode. Dog kan et medlem, som har siddet i bestyrelsen i 6 år, vælges til formand for 2 år med mulighed for genvalg én gang. Det bør tilstræbes, at der opstilles kandidater fra alle grenspecialer. Hvis antallet af kandidater overstiger antallet af pladser, foretages skriftligt valg. Valg til formandsposten foretages først. Hver stemmeberettiget kan derefter stemme på så mange kandidater, som der er pladser. Valgt til bestyrelsen er inden for hvert grenspeciale den kandidat, der her har fået flest stemmer. Resterende pladser tilfalder herefter kandidaterne med højest stemmetal uanset gren.

5.3.

Bestyrelsen afgør hvem af dens medlemmer, der i formandens frafald skal fungere som formand. En eventuel vakance i bestyrelsen kan bestå indtil førstkommende generalforsamling.

5.4.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med kasserer og sekretær og organiserer selv sit arbejde. Bestyrelsen udpeger selskabets repræsentanter i nationale og internationale organisationer, udvalg og nævn m.m. Det er ikke muligt for formanden at bestride kassererposten.

  5.5.

Kommunikation mellem bestyrelse og medlemmer foregår via selskabets hjemmeside eller ved e-mail. Hvor der i lovene er foreskrevet skriftlighed, skal der (mindst) ske udsendelse af e-mail. Det er det enkelte medlems ansvar at sikre sig, at selskabet modtager besked om ændringer i e-mail-adresser.

  5.6.

Formanden og yderligere et medlem af bestyrelsen tegner bestyrelsen og i formandens fravær formandens stedfortræder (§5.3) og yderligere et medlem af bestyrelsen.

§6. Ledelse og kompetence

6.1.

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.

Den daglige ledelse foretages af bestyrelsen, der repræsenterer DSMF udadtil og påser at de af generalforsamlingen vedtagne beslutninger udføres.

6.2.

Den ordinære generalforsamling afholdes hvert forår. Generalforsamlingen holdes i Danmark i tilknytning til det årlige DSMF-symposium, men kan afholdes selvstændigt i Danmark, hvis DSMF-symposiet indgår i et fællesnordisk møde (NACP) i et andet land.

 Dagsordenen skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Godkendelse af dagsorden
3. Valg af referent
4. Bestyrelsens årsberetning, herunder meddelelse om optagelse af nye medlemmer
5. Det reviderede regnskab for det forløbne regnskabsår fremlægges til godkendelse, herunder orienteres om foreningens værdipapirer
6. Vedtagelse af budget for det indeværende regnskabsår, herunder fastlæggelse af kontingent
7. Valg af formand (normalt kun ulige år)
8. Valg af 4-6 bestyrelsesmedlemmer (normalt kun ulige år)
9. Valg af 2 revisorer og en revisorsuppleant (normalt kun ulige år)
10. Beretning fra Uddannelsesrådet
11. Valg til Uddannelsesrådet (normalt kun ulige år)
12. Beretning fra Bedømmelsesudvalget
13. Valg til Bedømmelsesudvalget (normalt kun ulige år)
14. Beretning fra eventuelle særlige interessegrupper (SIG)
15. Beretning fra delegerede til NACP, EFOMP og  IOMP
16. Behandling af indkomne forslag
17. Eventuelt

Forud for generalforsamlingen indkalder sekretæren i en e-mail forslag til emner.  Skriftlige forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 28 dage før afholdelse af generalforsamlingen.

6.3.

En ekstraordinær generalforsamling:

a) kan indkaldes på ønske af bestyrelsen alene, men

b) skal indkaldes og afholdes indenfor 5 uger efter formandens modtagelse af et skriftligt forlangende fra mindst 6 ordinære medlemmer, der samtidig angiver forhandlingsemnet eller -emnerne.

6.4.

Ordinær og ekstraordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde endelig dagsordenen.

6.5.

Ved en generalforsamling må kun de emner, der er angivet i dagsordenen, optages til beslutning.

6.6.

En generalforsamling er beslutningsdygtig, når den er lovlig varslet. Kun de fremmødte ordinære medlemmer uden kontingentrestance har stemmeret.

6.7.

Alle spørgsmål på en generalforsamling afgøres ved simpelt stemmeflertal, undtagen i forhold under §3.8, §10 og §11.2. Såfremt der fra blot én stemmeberettiget på generalforsamlingen udtrykkes ønske om skriftlig hemmelig afstemning, skal en sådan afholdes. 1/3 af de fremmødte ordinære medlemmer på en generalforsamling kan kræve, at et spørgsmål sendes til skriftlig hemmelig urafstemning blandt alle ordinære medlemmer. Urafstemning holdes inden for 5 uger.

6.8.

Selskabet har følgende stående udvalg, som refererer til bestyrelsen:

1) Uddannelsesrådet, jfr. §7

2) Bedømmelsesudvalget, jfr. §8

3) Symposieudvalget, jfr. §9

Bestyrelsen kan i øvrigt nedsætte grupper til behandling af sager af særlig interesse (SIG) for medlemmerne. Medlemmerne orienteres på selskabets hjemmeside om udvalgs sammensætning og kommissorium.

§7. Uddannelseråd

7.1.

Uddannelsesrådet varetager medlemmernes interesser vedrørende specialuddannelse i medicinsk fysik i overensstemmelse med Sundhedstyrelsens retningslinier. Rådet består af 6 medlemmer og indtil 4 suppleanter. Opstilling og valg sker inden for 4 valggrupper:

2 medlemmer(+ 1 suppleant) med fagligt speciale i onkologisk strålebehandling

1 medlem (+ 1 suppleant) med fagligt speciale i diagnostisk radiologi

1 medlem (+ 1 suppleant) med fagligt speciale i nuklearmedicin

1 medlem (+ 1 suppleant) fra gruppen af nyuddannede (uddannelse afsluttet inden for 4 år forud for generalforsamlingen)

Hertil kommer 1 medlem udpeget af bestyrelsen efter generalforsamlingen.

7.2.

Kun ordinære medlemmer af selskabet, der har opnået godkendelse som uddannet/erfaren hospitalsfysiker i et af de tre faglige specialer, er valgbare til Uddannelsesrådet. I tvivlstilfælde er det det siddende Uddannelsesråd, der afgør, om en kandidat er valgbar. Kun ordinære medlemmer af selskabet har stemmeret ved valget til Uddannelsesrådet.

7.3.

Valg til Uddannelsesrådet gælder for en periode af 2 år; genvalg af siddende medlemmer kan kun finde sted op til 3 på hinanden følgende gange. I valgår indkalder selskabets bestyrelse forud for generalforsamlingen forslag til kandidater blandt de valgbare medlemmer. Opstilling og valg sker i 4 valggrupper, jfr. §7.1. For hver valggruppe søges opstillet mindst det tilstrækkelige antal personer til at dække både post(er) og 1 suppleant for gruppen. Opstilling kan ske forud ved henvendelse til bestyrelsen, eller direkte på generalforsamlingen. På generalforsamlingen foretages skriftligt valg, hvor enhver stemmeberettiget kan afgive i alt 5 stemmer, fordelt svarende til antallet af pladser i hver valggruppe. Valgt til pladserne i Uddannelsesrådet er de, der indenfor hver deres valggruppe opnår de højeste stemmetal. Tilsvarende foretages efterfølgende valg til suppleantposterne i hver valggruppe. Det nye Uddannelsesråd tiltræder senest 1 måned efter den ordinære generalforsamling og konstituerer sig med en formand. Sammensætningen af Uddannelsesrådet meddeles Sundhedsstyrelsen.

7.4.

Uddannelsesrådet indgiver skriftlig beretning til bestyrelsen forud for den årlige ordinære generalforsamling og aflægger mundtlig beretning ved generalforsamlingen.

7.5.

Med mindre Sundhedsstyrelsen fastsætter anden klageadgang, kan afgørelser truffet af uddannelsesrådet ankes til bestyrelsen.

§8. Fagligt bedømmelsesudvalg

8.1.

Til faglig bedømmelse af hospitalsfysikere som medicinsk fysisk ekspert i et eller flere specialeområder i medicinsk fysik og til vurdering af de årlige indberetninger til CPD-systemet for kontinuert uddannelse og professionel udvikling har selskabet et Bedømmelsesudvalg. Udvalget er tillige selskabets bedømmelsesudvalg vedrørende besættelse af cheffysikerstillinger. Udvalget består af 1 medlem og 1 suppleant fra hvert af de tre faglige specialer samt 1 medlem udpeget af bestyrelsen. Kun ekspertbedømte medlemmer er valgbare eller kan udpeges.

8.2.

Ethvert medlem, der har Sundhedsstyrelsens godkendelse som uddannet hospitalsfysiker eller tilsvarende dokumenterede kvalifikationer, og som yderligere har deltaget i CPD systemet de seneste fem år igennem årlige indberetninger, kan lade sig indstille til bedømmelse til kvalificeret ekspert. Anmodningen sendes til Bedømmelsesudvalget, der orienterer selskabets bestyrelse ved sekretæren om modtagelse af anmodningen. Bedømmelsesudvalget skal afgive skriftlig bedømmelse senest 4 måneder efter modtagelse af anmodningen. EFOMP's retningslinier for kvalifikationskravene til den medicinsk fysiske ekspert er vejledende tillige med EFOMP's beskrivelse af kravene til den kontinuerte uddannelse og professionelle udvikling (CPD) i medicinsk fysik. Bedømmelsesudvalget kan lade sig supplere med faglig ekspertise og skal i tvivlsspørgsmål om faglig kompetence indhente udtalelser fra EFOMP (via formand/sekretær i EFOMP's uddannelseskomite). Bedømmelsen skal revurderes hvert 5. år.

8.3.

Valg til Bedømmelsesudvalget gælder for en periode af 2 år; genvalg af siddende medlemmer kan finde sted op til 3 på hinanden følgende gange. I valgår indkalder selskabets bestyrelse forud for generalforsamlingen forslag til kandidater blandt de valgbare medlemmer. Der søges opstillet mindst 2 kandidater fra hvert af de tre faglige specialer: onkologisk strålebehandling, diagnostisk radiologi og nuklearmedicin. Opstilling kan ske forud ved henvendelse til bestyrelsen, eller direkte på generalforsamlingen. På generalforsamlingen foretages skriftligt valg, hvor enhver stemmeberettiget kan afgive en stemme på en kandidat fra hver valggruppe. Valgt til Bedømmelsesudvalget er de 3, der indenfor hver deres valggruppe opnår højest stemmetal. Suppleanter bliver tilsvarende de 3, der indenfor hver deres valggruppe har opnået næsthøjest stemmetal. Det nye Bedømmelsesudvalg tiltræder senest 1 måned efter den ordinære generalforsamling og konstituerer sig med en formand.

8.4.

Bedømmelsesudvalget indgiver skriftlig beretning til bestyrelsen forud for den årlige ordinære generalforsamling og aflægger mundtlig beretning ved generalforsamlingen.

8.5.

Afgørelser truffet af det faglige bedømmelsesudvalg kan ankes ved henvendelse til bestyrelsen, som derefter udpeger et uvildigt udvalg af ekspertbedømte til behandling af klagen.

§9. Symposieudvalget

9.1.

Bestyrelsen nedsætter et symposieudvalg med repræsentation fra bestyrelsen til planlægning og afvikling af videnskabelige møder; der forventes (mindst) gennemført et årligt symposium.

9.2.

Symposieudvalget kan efter behov supplere sig med det nødvendige antal medlemmer.

9.3.

Bestyrelsen sikrer Symposieudvalget den nødvendige økonomiske handlefrihed ved allokering af midler fra foreningen. Udvalget fremlægger et budget til bestyrelsens godkendelse og aflægger regnskab til bestyrelsen senest 6 måneder efter et afholdt symposium og desuden forud for generalforsamlingen.

§10. Ændring af lovene

10.1    Ændringer i lovene kan foretages ved ordinær eller ekstraordinær generalforsamling efter at forslag til ændringer skriftligt er tilstillet medlemmerne ved generalforsamlingens indvarsling. Vedtagelse af lovændringer forudsætter (a) at mindst halvdelen af selskabets ordinære medlemmer er tilstede og (b) at mindst 2/3 af de tilstedeværende ordinære medlemmer stemmer for forslaget. Såfremt (a) ikke er opfyldt, kan forslaget udsættes til en følgende ordinær generalforsamling eller sendes til skriftlig urafstemning. I begge tilfælde kan lovændringer da vedtages ved simpel stemmeflerhed.

§11. Opløsning af Selskabet

11.1.

Forslag om opløsning af Selskabet kan optages på dagsordenen for en generalforsamling efter reglerne i §6.2 eller §6.3.

11.2.

Vedtagelse af Selskabets opløsning på en generalforsamling kræver, at 2/3 af selskabets ordinære medlemmer stemmer for opløsningen. Er denne betingelse ikke opfyldt, skal spørgsmålet afgøres ved en skriftlig, hemmelig urafstemning blandt alle selskabets ordinære medlemmer. Selskabet opløses, hvis over 2/3 af de afgivne stemmer er for opløsning.

11.3.

Efter vedtagelse af opløsning af Selskabet skal en generalforsamling afgøre, hvortil Selskabets eventuelle formue skal anvendes.

§12.

12.1

Ikrafttræden

Nærværende vedtægter træder i kraft ved vedtagelse.