Referat : Bestyrelsesmøde i DSMF onsdag den 22. september 2004 i Odense

Afbud: Johnny W. Hansen

Referent: Hans Lynggaard Riis

Dagsorden:

1. Godkendelse af forrige referat

2. Efterretninger fra formanden

3. Efterretninger fra kassereren

4. Efterretninger fra sekretæren

5. Beretning fra DSMF Symposieudvalg

6. Placering af overskud fra symposiet/underskudsgaranti

7. DSMF-folder til nye medlemmer

8. DSMF-pris og poster pris

9. Arbejdsgrupper indenfor dosimetri

10. Fortolkning af DSMF's love jævnfør generalforsamlingen den 2. april 2004

11. Indkaldelse til generalforsamling via e-mail?

12. DSMF-medlemsstatistik?

13. Eventuelt

ad 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet d. 27. februar 2004

Referatet fra sidste bestyrelsesmøde tirsdag den 22. juni 2004 blev godkendt.

ad 2. Efterretninger fra formanden

Ingen.

ad 3. Efterretninger fra kassereren

Kassereren gennemgik budgettet for 2004.

Flemming kan ikke deltage i generalforsamlingen den 19. marts 2005. Erik vil spørge Kjeld Olsen, selskabets revisor, om han kan fremlægge selskabets regnskab på generalforsamlingen.

Flemming nævnte, at fonde af en vis størrelse skal være tilmeldt Civil Rets Direktoratet. DSMF-fonden er ikke tilmeldt. Flemming vil undersøge mulighed for tilmelding, gebyrer med videre.

ad 4. Efterretninger fra sekretæren

Ingen.

ad 5. Beretning fra DSMF Symposieudvalg

Symposieudvalget for 3. DSMF symposium har til dato afholdt 2 møder. Kritikpunkter fra evalueringsskemaer fra 2004 symposiet er taget til efterretning. Næste DSMF symposium (3.) afholdes på Ledernes UddannelsesCenter (LUC), Rugårdsvej 590, 5210 Odense NV. LUC tilbyder høj standard på lokale og sanitære forhold. Der er i forhold til tidligere skåret ned på fællesforedrag. Der er indført en poster præsentation med 5 minutters taletid per poster. Der er ligeledes afsat tid til firma præsentationer. Der vil blive forsøgt at indhente firmasponsor penge ved direkte henvendelse til firmaer. Firmaer som BrainLab mangler på listen over firmaer, som kontaktes om sponsorstøtte. Emnerne er ikke fastlagt endnu. Dog er der forsøgt kontakt med foredragsholder til et fælles emne: ”Safty and risk analysis”, men der er foreløbig ikke kommet tilbagemelding fra foredragsholderen.

Det blev diskuteret, om deltagergebyret for 3. DSMF symposium skal være afhængig af, om de tilmeldte er medlem af DSMF eller ikke. Der var enighed om, at der bør være en forskel på kr. 500-700 på gebyret for medlemmer og ikke medlemmer. Tilmelding sker via DSMF-hjemmesiden. Tilmeldingen sendes via hjemmesiden til Flemming og Symposie sekretæren Birgitte. Flemming fremsender en liste den 14.03.2005 til Birgitte og Jørgen over samtlige tilmeldte og betalingsforhold. Sen tilmelding ”On site registration” vil være muligt.

Vi ved ikke om der skal betales moms. Flemming kontakter Told&Skat for at få klarhed over, om der skal betales moms af udgifterne i forbindelse med DSMF-symposier.

ad 6. Placering af overskud fra symposiet/underskudsgaranti

Der har været et økonomisk overskud fra de to første symposier på henholdsvis kr. 80.000 (2003) og kr. 40.000 (2004). Det blev besluttet straks at overføre kr. 40.000 til fonden. Flemming undersøger hos Civil Rets Direktoratet, om det teknisk og juridisk er muligt, at fonden stiller underskudsgaranti for DSMF symposium, hvis den nødvendige ændring af fundatsen gennemføres. Såfremt det juridisk er i orden, så vil Flemming udarbejde et udkast til ændring af fundatsen, som mailes rundt til høring i bestyrelsen. Der skal tages stilling til på næste bestyrelsesmøde, om det skal forsøges med ændringer af fundatsen på næste generalforsamling.

ad 7. DSMF-folder til nye medlemmer

Jørgen tager sig af at færdiggøre DSMF-folderen. Denne forventes at medsendes informationsmateriale, som udsendes til firmaer, radioterapicentre i Norden i forbindelse med annoncering af 3. DSMF symposium.

ad 8. DSMF-pris og poster pris

Det blev besluttet, at DSMF-prisen vil blive forsøgt uddelt på 3. DSMF-symposium. Prisen størrelse blev fastsat til kr. 10.000. Håkan vil sende en reminder til formanden for uddannelsesrådet, om at rådet senest 31. december 2004 skal nominere 3 kandidater til prisen jævnfør retningslinier for DSMF-prisen.

Poster prisen blev ligeledes diskuteret. Det er endnu uklart, om Siemens vil sponsorere (give) en poster pris og hvor stor. Symposieudvalget har foreslået, at poster prisen skulle gives på grundlag af lodtrækning. Der blev på dagens møde fremsat forslag om, at symposieudvalget udpeger delegerede (eventuelt cheffysikere) til at foretage bedømmelsen af posterne. Symposieudvalget vil diskutere dette på næste møde i symposieudvalget.

Flemming undersøger hos Told&Skat, om skatteregler i forbindelse med DSMF-prisen og poster prisen.

ad 9. Arbejdsgrupper indenfor dosimetri

Der har tidligere været ytret ønsker om mere fag- og funktionspecifikke initiativer i dosimetriarbejdet. Det er der principiel ingen hindring for. Jørgen har kontaktet dosimetriudvalget ved formanden og bedt dem overveje, hvordan der kan tages initiativer. Følgende er iværksat: dosimetriudvalget kontakter Per Engstrøm fra Rigshospitalet med henblik på at etablere en IMRT dosimetri gruppe. Jørgen og Jolanta arbejder på at oprette en dosimetrigruppe til at skrive guidelines for strålebeskyttelse af patienten ved image guided stråleterapi.

ad 10. Fortolkning af DSMF's love jævnfør generalforsamlingen den 2. april 2004

Det har hidtil været kassereren, der har rubriceret nye medlemmer – og sådan vil det også være i fremtiden. Der er enkelte blandt de nuværende medlemmer, som er i en forkert kategori. Bestyrelsen var enig om ikke at flytte medlemmer til anden kategori.

Vi blev enige om at foreslå lovændring af paragraf 3.1 i DSMF’s love. Denne foreslås ændret til ”Som ordinært medlem kan optages enhver med en længerevarende uddannelse eller tilsvarende erfaring indenfor medicinsk fysik”. Med længerevarende uddannelse menes, at det skal være indenfor medicinsk fysik. Hans vil sørge for at forslaget til lovændring kommer til afstemning på næste generalforsamling.

ad 11. Indkaldelse til generalforsamling via e-mail?

Det blev besluttet, at e-mail som kontaktmiddel til medlemmerne skal anvendes mere aktivt. Selskabet har for tiden registreret en e-mail adresse på 91% af alle medlemmer.

Vi vil foretage indkaldelse til næste generalforsamling via e-mail. Vi vil derfor have sikkerhed for, at de af selskabets medlemmers kendte e-mail adresser fungerer/benyttes. Endvidere vil vi forespørge medlemmer, som ikke har oplyst e-mail adresser, om de i mellemtiden har fået e-mail. Håkan sørger for test af medlemmernes opgivne e-mail adresser. Hans udfærdiger det skriftlige som skal udsendes på mail. Flemming fremsender database indeholdende medlemsliste til Jørgen og Håkan. Af databasen kan udtrækkes e-mail adresser.

ad 12. DSMF-medlemsstatistik?

Skal DSMF have flere data på medlemmerne, som muliggør statistiske analyser af medlemmerne? Der tænkes på blandt andet fødselsdag og år, ansættelsestidspunkt, uddannelse (ingeniør, fysiker), speciale, anciennitet, dato for hospitalsfysikeruddannelse, dato for ekspertgodkendelse med videre. Er det en god ide? Hvordan skal oplysninger indhentes, fortrolighed med videre. Det blev besluttet at præsentere forslaget på generalforsamling den 19. marts 2005.

ad 13. Eventuelt

Orientering om at emnet for fysiker sessionen på DSKO forårsmøde den 15. april 2005 bliver ”Kvalitetskontrol indenfor IMRT”.

Det blev diskuteret, om DSMF kan støtte/anbefale løntillæg. Det er der ikke tradition for, at DSMF blander sig i. Det overvejes, om selskabet vil kunne gå ind i diskussion af lønforhold/tillæg.

DSMF skal søge om fornyelse af medlemskabet af EFOMP. Erik arbejder på sagen.

Fundatsen mangler på selskabets hjemmeside. Jørgen tager sig af det.

Det første bestyrelsesmøde i 2005 blev fastlagt til onsdag den 09/02/2005 kl. 10:15 i Odense.

Næste bestyrelsesmøde afholdes onsdag den 15/12/2004 kl. 12:00 i Odense.